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Cartilha de Qualificação da Rede Prestadora

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Em busca de promover a melhoria contínua das rotinas operacionais, a Unimed Fesp está elaborando um método de qualificação direcionado à rede prestadora de serviços a seus beneficiários. Portanto, a Federação das Unimeds do Estado de São Paulo convida as Unimeds paulistas a colaborarem neste novo projeto.

Essa iniciativa tem o intuito de disponibilizar uma rede sustentável, segura e confortável para o atendimento dos beneficiários e, como consequência, gerar ações de qualificação da rede prestadora, fortificando cada vez mais o Sistema Unimed.

Dessa forma, a Fesp parabeniza as Unimeds que já trilharam com excelência este caminho e convida a compartilharem, com todo o estado, suas boas práticas e processos desenvolvidos. As Singulares e as Intrafederativas que ainda não iniciaram este processo, a Federação oferece o apoio e o incentivo necessários para o desenvolvimento de uma rede qualificada e segura.

A cartilha abordará os processos voltados para a qualificação da rede, necessários para atingir a excelência.


Processo de Qualificação da Rede

​A Unimed Fesp realizará, mensalmente, uma auditoria por amostragem nas Unimeds que atendem seus beneficiários, escolhendo prestadores específicos, para colher evidências e propor melhorias, quando adequado. 
Entre os itens necessários para criar evidências, estão: 

Documentos necessários - Singular

Periodicidade: anual ou quando necessário
Procedimentos e/ou Manual e/ou Política e Estatuto da cooperativa, que contenha:  
  • Critérios de credenciamento e seleção de cooperados, baseados na qualificação acadêmica e qualidade;
  • Critérios de descredenciamento;
  • Garantia de acesso seguro ao prontuário do beneficiário;
  • Incentivos às boas práticas, melhores desfechos clínicos e excelência no atendimento a padrões e protocolos;
  • Incentivos às certificações e acreditações;
  • Critérios de controle de documentação e prazos de validade;
  • Programa de qualidade e segurança do paciente;
  • Procedimento de manutenção da confidencialidade dos dados clínicos;
  • Estímulo à melhoria da qualidade dos arquivos médicos;
  • Critérios de controle e armazenamento da documentação cadastral de prestadores.

Documentos necessários – Prestador de Serviços / Pessoa Física / Cooperado 

Periodicidade: mensal 
Amostras dos prestadores escolhidos pela Fesp:
  • 1 prestador hospital ou hospital-dia;
  • 1 prestador pronto atendimento;
  • 1 prestador centro de diagnóstico
  • 1 consultório e/ou clínica de especialidades.
* Unimeds com rede prestadora reduzida deverão comunicar a não existência de prestadores em número suficiente para atender o critério. 
  • Contrato da Unimed com o prestador (não é necessário enviar o anexo de negociação);
  • Visita técnica realizada;
  • Contrato social;
  • Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;
  • Sistema de Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde – CNES;
  • Cadastro do Núcleo de Segurança do Paciente na Anvisa – quando aplicável;
  • Documentos acadêmico-profissionais;
  • Registro no conselho profissiona​​l da respectiva categoria;
  • Alvará da vigilância sanitária ou protocolo solicitação;
  • Alvará de localização e funcionamento expedido pela prefeitura ou protocolo de solicitação;
  • Responsabilidades técnicas;
  • Se número maior que 15 médicos: regimento interno de corpo clínico;
  • Contrato e licença ambiental de prestadores de serviços para destinação Resíduos de Serviços de Saúde – PGRSS;
  • Se houver hemodinâmica: responsabilidade técnica; certificado de área de atuação em hemodinâmica e cardiologia intervencionista; documentos acadêmico-profissionais de residência médica em anestesia ou especialista em anestesiologia; residência em cardiologia ou título de especialista em enfermagem cardiovascular; técnico em radiologia ou tecnólogo credenciado pelo Conselho Técnico de Radiologia (Conter);
  • Se houver laboratório: controle de qualidade externo;
  • Certificado de qualidade – quando aplicável;
  • Registro no Notivisa.
​Ressaltamos que estas informações serão utilizadas especificamente para o propósito descrito acima.


Orientações para Qualificação da Rede – apoio à Unimed

A Unimed Fesp, como ente federativo, apoiará e incentivará o desenvolvimento de uma rede qualificada e segura para os beneficiários do Sistema Unimed.

Neste modelo, serão abordadas as necessidades de desenvolvimento de um processo de avaliação e controle da qualidade da rede prestadora e própria.

A Cartilha para Qualificação da Rede Prestadora disponibiliza todos os documentos e controles necessários para o desenvolvimento deste processo, de forma prática e simples, com critérios mínimos necessários para que a Unimed realize a qualificação de seus prestadores e possa disponibilizar as evidências necessárias, citadas no item anterior.


Visitas de boas práticas

A visita técnica tem como objetivo conhecer os locais onde os beneficiários são atendidos e analisar a comodidade, conforto, segurança e estrutura.

Após a realização da visita técnica, é possível verificar quais ações e processos podem ser aprimorados, de forma que os prestadores tenham mais conhecimento das normas de qualidade e segurança. É muito importante que o prestador entenda a visita como uma oportunidade de melhoria contínua, e que não gerará custos.

Um modelo de visita está descrito no fluxo abaixo, que deve ser agendada com antecedência, de forma favorável ao prestador. ​

03.jpg
 

02.jpg
 

01.jpg
 

ValidadeResultado visita
1 anoMenor ou = 6
2 anosMaior que 6 até = 8
3 anosMaior que 8


 

Auditoria Concorrente 

A auditoria concorrente tem por objetivo aferir a qualidade e a adequação dos serviços prestados pela rede, coletando as evidências de qualificação do atendimento exigidas para a acreditação da RN 277/2011. Para tanto, os médicos e as enfermeiras que realizarão as visitas de qualidade seguirão formulário elaborado pela Unimed Fesp com base nos critérios do programa Qualiss da ANS (RN 405/2016), visando avaliar a qualidade da assistência prestada, especialmente no quesito segurança do paciente. 
Serão verificados apenas prontuários de pacientes da carteira 0970, internados em hospitais de serviço próprio ou credenciado. Não haverá visitas aos leitos, negociações ou discussões de conduta. As visitas serão realizadas duas vezes por semana, com dia e horário combinados previamente com o prestador. 
A visita será realizada por empresa terceira, contratada pela Fesp, e os visitadores designados serão informados com antecedência à coirmã. A Federação, na contratação do prestador, considerou todos os critérios de segurança quanto a proteção de dados e conduta ética dos profissionais. 
Oportunidades de melhoria e não-conformidades, eventualmente identificadas, serão comunicadas à Unimed, no intuito de criar uma rede segura e de qualidade, fortificando a marca em todo Sistema.  
Caso seja de interesse da Unimed, ela poderá realizar esta auditoria nos pacientes 0970, sendo necessário o uso dos documentos de auditoria concorrente, criados pela Fesp. (Modelo Formulário Parto – Auditoria Concorrente e Formulário Geral – Auditoria Concorrente).​

 
Dicas para Atender Bem 
Adaptado do site Sebrae (bibliografia) 

O paciente nunca deve sair com a impressão de que foi mal atendido. Sabe por que isso não pode acontecer?
Quem é mal atendido vai contar a péssima impressão para outra pessoa. O cliente se sente menosprezado e menos importante.
Como o paciente deve se sentir?
O ideal é que o paciente conte a experiência positiva, se sinta especial, seja tratado com dignidade, compaixão e respeito. Um bom atendimento não só garante a satisfação do paciente, como também a sua fidelidade.

Dicas para manter um bom relacionamento com o seu cliente: 

  1. Atenda bem qualquer pessoa que se dirigir ao seu estabelecimento. Para isso, esqueça seus próprios preconceitos e não forme impressões antecipadas e distorcidas dos clientes.
  2. Cumprimente a todos com um sorriso. Esse é um modo de nos mostrarmos agradáveis e receptivos, o que facilita o contato com o cliente. Sempre que possível, chame-o pelo nome.
  3. ​Nunca deixe uma pessoa esperando, principalmente se o serviço que estiver fazendo não tiver relação com o assunto que o cliente irá tratar. Para quem espera, um minuto torna-se uma eternidade. Há pessoas que aguardam por dois minutos e depois são capazes de dizer que esperaram por mais de dez. No entanto, após ter sido inicialmente atendida, a pessoa aguardará com mais calma, naturalmente.
  4. Mesmo fora de seu setor, cumprimente a todos. Não só os colegas de trabalho, mas também os clientes. A gentileza não precisa se restringir ao setor de atuação, mas pode (e deve) se estender a toda a empresa. É sempre gratificante para o consumidor ser reconhecido e cumprimentado.
  5. Faça com que o cliente se sinta bem-vindo. Trate-o como alguém importante para a empresa. Comentários agradáveis valorizam a relação, mas nunca fale além do necessário, dê tempo para que ele explique o que deseja.
  6. Muitas vezes o cliente fica inibido diante do funcionário, por isso, deixe o consumidor à vontade e preste um atendimento eficiente, orientando-o de maneira clara e educada.
  7. Nunca dê uma ordem ao cliente. Ninguém gosta de ouvir algo como “o senhor precisa assinar aqui”. Uma expressão cordial tem mais valor: “por favor, o senhor poderia assinar nesta linha?”.
  8. Nas informações prestadas ao cliente, a verdade é extremamente importante. Mesmo sendo desagradável, é preferível assumir uma falha a passar ao cliente a impressão de que esconde informações.
  9. Fique atento a qualquer reclamação, queixa ou sugestão vinda do cliente e encaminhe-as ao superior imediato para verificação.
  10. Diante de um cliente autoritário, que acha que é dono da verdade, tente usar toda sua habilidade para atendê-lo da melhor forma e para contornar qualquer mal-entendido. Caso perceba que uma determinada situação pode piorar, procure ajuda de seu supervisor ou gerente.
​Na área da saúde, uma experiência de excelência inclui: desfecho clínico, cuidado seguro e de alta qualidade, centrado no paciente, e a satisfação do paciente e do colaborador.  Dessa forma, o cuidado ao paciente deve ser personalizado, capacitante e coordenado.​

Confidencialidade dos dados clínicos dos beneficiários

Ao realizar o credenciamento do prestador, o contrato deve sempre conter uma o a cláusula de “Confidencialidade”, com o objetivo de cumprir as legislações vigentes, atribuindo que os prestadores de serviços devem manter total sigilo quanto às informações sobre beneficiários atendidos. O “Modelos de Cláusulas Contratuais” traz alguns exemplos que podem ser utilizados, a critério da Unimed. 
Conforme a resolução do CFM nº 1.638/2002:
  • Art. 1º Definir prontuário médico como o documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo.

Conforme a resolução do CFM nº 1.931/2009 – Código de ética médica é vedado ao médico:

  • Art. 73º Revelar fato de que tenha conhecimento em virtude do exercício de sua profissão, salvo por motivo justo, dever legal ou consentimento, por escrito, do paciente.
a) mesmo que o fato seja de conhecimento público ou o paciente tenha falecido.
b) quando de seu depoimento como testemunha. Nessa hipótese, o médico comparecerá perante a autoridade e declarará seu impedimento.
c) na investigação de suspeita de crime, o médico estará impedido de revelar segredo que possa expor o paciente a processo penal.

  • Art. 74º Revelar sigilo profissional relacionado a paciente menor de idade, inclusive a seus pais ou representantes legais, desde que o menor tenha capacidade de discernimento, salvo quando a não revelação possa acarretar dano ao paciente.
  • Art. 75º Fazer referência a casos clínicos identificáveis, exibir pacientes ou seus retratos em anúncios profissionais ou na divulgação de assuntos médicos, em meios de comunicação em geral, mesmo com autorização do paciente.
  • Art. 76º Revelar informações confidenciais obtidas quando do exame médico de trabalhadores, inclusive por exigência dos dirigentes de empresas ou de instituições, salvo se o silêncio puser em risco a saúde dos empregados ou da comunidade.
  • Art. 77º Prestar informações a empresas seguradoras sobre as circunstâncias da morte do paciente sob seus cuidados, além das contidas na declaração de óbito, salvo por expresso consentimento do seu representante legal.
  • Art. 78º Deixar de orientar seus auxiliares e alunos a respeitar o sigilo profissional e zelar para que seja por eles mantido.
  • Art. 85º Permitir o manuseio e o conhecimento dos prontuários por pessoas não obrigadas ao sigilo profissional quando sob sua responsabilidade.
  • Art. 86º Deixar de fornecer laudo médico ao paciente ou a seu representante legal quando aquele for encaminhado ou transferido para continuação do tratamento ou em caso de solicitação de alta.
  • Art. 88º Negar, ao paciente, acesso a seu prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando ocasionarem riscos ao próprio paciente ou a terceiros.
  • Art. 89º Liberar cópias do prontuário sob sua guarda, salvo quando autorizado, por escrito, pelo paciente, para atender ordem judicial ou para a sua própria defesa. 
É obrigação da instituição ter um sistema seguro de proteção às informações de seus pacientes. Devem ser criadas normas e rotinas de restrição de acesso aos prontuários, assim como uma contínua análise destas restrições.​

Incentivos vinculados às boas práticas, aos desfechos clínicos e a excelência​​​​

Uma assistência de qualidade e excelência à saúde deve ser sempre incentivada e reconhecida, estimulando os prestadores e profissionais a atingirem seu melhor desempenho, permitindo que os pacientes tenham um atendimento pautado em boas práticas e segurança.  
Com este foco, a Unimed Fesp descreve abaixo alguns modelos de incentivos financeiros e não financeiros que podem auxiliar no desenvolvimento da excelência dos prestadores. O “Modelos de Cláusulas Contratuais” traz alguns exemplos que podem ser utilizados, a critério da Unimed.

Modelos de Incentivos não financeiros

Sugestões: 
  • Selos de Qualidade ou Reconhecimento; 
  • Prioridade na participação de eventos promovidos pela Unimed;
  • Divulgação à sociedade quanto ao nível de qualidade (por exemplo: mídias locais e canais disponibilizados pelo Sistema Unimed, guia médico etc.);
  • Prioridade na participação em programas de capacitação, educação continuada presencial e educação continuada on-line. 

A Unimed pode desenvolver um selo e/ou certificado para os prestadores visitados, como por exemplo o modelo abaixo: ​

CERTIFICADO.jpg


 

O Certificado da Qualificação poderá ser emitido quando o resultado da avaliação alcançar nota acima de valor estabelecido pela Unimed.

Sugestão de boas práticas
Para os prestadores que:
  • obtiverem a nota abaixo de 5 sem evolução nas melhorias propostas pela auditoria, mantendo nota baixa nas visitas;
  • estiverem com documentação legal obrigatória vencida e não regularizarem após 2 comunicados. 
 
Deve ser encaminhado um relatório para análise da diretoria da Unimed, ficando o prestador sujeito ao descredenciamento.

Modelos de incentivos financeiros

A mudança no modelo de remuneração, em que é levada em consideração a adoção de boas práticas, ótimos desfechos clínicos e excelência no atendimento a padrões e protocolos, muda a prática clínica dos profissionais de saúde, impactando em uma assistência de excelência e uma melhor experiência do paciente. 
A Unimed que escolher a prática do incentivo financeiro deve realizar um levantamento do impacto deste incentivo, inicialmente e a longo prazo. Incentivos financeiros precisam ter critérios claros, monitoramento e processos criteriosamente descritos. 
Seguem alguns modelos utilizados no mercado, que podem ser utilizados pela Unimed: 

incentivos-acr.jpg

​Incentivo à adoção de boas práticas 

O estímulo à adoção de boas práticas, deve avaliar o resultado das visitas de qualificação da rede prestadora, tendo como objetivo acompanhar a conformidade dos processos, as boas práticas utilizadas e a infraestrutura dos prestadores credenciados. 
O incentivo financeiro pode ser aplicado sobre diárias ou outro item adequado, em que o prestador tenha seus processos ajustados de forma que não conformidades constatadas pela auditoria in loco, realizada pela Operadora, sejam analisadas e resolvidas, visando sempre a excelência no atendimento.
A Unimed pode também incentivar sua rede prestadora para coletar indicadores do Programa de Qualificação de Prestadores de Serviços de Saúde (PM-QUALISS), prevendo um incentivo de X% sobre diárias (para hospitais) para a coleta dos indicadores e X% sobre outro item (prestador não hospitalar) quando as metas forem atingidas.
Modelo de incentivo baseado em boas práticas – PM-Qualiss
Para estimular a qualificação dos prestadores de serviços de saúde (hospitais, clínicas, laboratórios e profissionais de saúde) e aumentar a disponibilidade de informações sobre qualidade de prestadores de serviço, as partes acordam a adoção dos indicadores de qualidade hospitalar, que integram o Qualiss - Programa de Qualificação dos Prestadores de Serviços de Saúde, estabelecido pela RN 405/2016 da ANS.
A avaliação da performance do prestador de serviço será realizada, em XX período, mediante a realização de visita técnica realizada pela Operadora.
Será atribuído a cada indicador, uma pontuação base, cujo resultado pode variar em conformidade com o cumprimento da meta estabelecida, conforme a seguir:
Exemplo:
Meta = 1
Se > meta = 2
Se < meta = 0

Indicadores:

INDICADORMETARESULTADO
Taxa de partos vaginais  
Taxa de readmissão hospitalar não planejada  
Taxa de parada cardiorrespiratória em UI  
Taxa de mortalidade institucional  
Taxa de Infecção de corrente sanguínea associada a CVC  
Taxa de infecção de sítio cirúrgico  
Taxa de ITU associada ao cateter vesical de demora  
Tempo médio de internação  
Média de permanência na emergência  
Tempo de espera na emergência até o 1º atendimento  
Taxa de antibiótico profilático dentro de 1 hora  
Taxa de profilaxia para TEV  
Taxa de queda com dano  
Evento sentinela  

Notas técnicas dos indicadores: http://www.ans.gov.br/prestadores/qualiss-programa-de-qualificacao-dos-prestadores-de-servicos-de-saude/qualiss-programa-de-qualificacao-de-prestadores-de-servicos-de-saude/monitoramento-da-qualidade-dos-prestadores-de-servicos-de-saude/modulos-e-indicadores


Incentivos vinculados aos desfechos clínicos

A Unimed pode avaliar desfechos clínicos por meio das auditorias concorrentes, realizadas regularmente por profissional qualificado nos atendimentos hospitalares e pré-hospitalares de urgência e emergência, analisando todo o percurso assistencial do paciente, quadro clínico de entrada, condutas, diagnósticos e condições de alta. A análise e o acompanhamento deste prestador alinhado com uma ótima pontuação das visitas técnicas de qualificação podem ser referência para um estímulo financeiro.
Incentivos vinculados à excelência no atendimento: padrões e protocolos
A Unimed pode incentivar sua rede prestadora hospitalar e de urgência e emergência analisando a implantação de protocolos baseados em evidências, como por exemplo:

  • Protocolos de classificação de risco;
  • Gerenciamento de protocolos clínicos e assistenciais;
  • Linhas de cuidado das doenças mais prevalentes, de maior gravidade e risco;
  • Entre outros. 

Incentivos às maternidades vinculadas ao Parto Adequado

A Unimed pode incentivar sua rede prestadora hospitalar – maternidades, analisando a implantação de boas práticas e indicadores ligados ao Parto Adequado, em período pré-determinado, como por exemplo:
  • Implantação das diretrizes do projeto parto adequado conforme direcionamento da ANS (bibliografia);
  • Monitoramento do número de partos cesáreos baseado em escala de Robson (sugestão: mínimo de 30% de partos vaginais);
  • Monitoramento da satisfação da parturiente;
  • Avaliação da gestão da assistência ao parto (visita técnica);
  • Diminuição da morbimortalidade perinatal.

Modelo de incentivo com vários requisitos

O melhor modelo e mais utilizado é uma mistura de vários requisitos. A Unimed pode estabelecer critérios mais adequados à sua realidade e, posteriormente, agregar outros requisitos, em um processo de melhoria contínua e de incentivo à uma assistência com base na excelência. A implantação destes requisitos envolverá as visitas técnicas de qualificação e auditorias concorrentes, o controle de documentos, a evolução dos indicadores e protocolos, entre outros.

Segue abaixo modelo com alguns quesitos que podem ser utilizados para criação de uma pontuação que traga benefícios aos prestadores:​

Certificação reconhecida (ONA / JCI / PALC etc.)

Pontuar por nível de certificação. Exemplo:

ONA I = 5 pontos

ONA II = 10 pontos

ONA III = 20 pontos

PALC / DICQ / ISO9001 = 15 pontos

Certificações internacionais (JCI, Acreditation Canada) = 25 pontos

Pontuação na visita técnica

 

Pontuar por nota na visita técnica. Exemplo:

Nota: menor ou = 6 / 0 pontos

Nota: maior que 6 até = 8 / 10 pontos

Nota: maior que 8 / 15 pontos

Documentação adequada e dentro da validade

Alvará de funcionamento = 5 pontos

Alvará de vigilância sanitária = 5 pontos

CRM da instituição ativo = 5 pontos

CNES ativo = 5 pontos

Educação Continuada - participação (de acordo com o processo da Unimed)15 pontos
Boas práticas, desfechos clínicos e atendimento a padrões e protocolos (definir claramente quais indicadores serão utilizados)30 pontos


Outros critérios que podem ser utilizados:

  • Satisfação do cliente;
  • Uso do DRG (avaliação de resultados);
  • Questões ligadas ao processo da operadora, como contas fora do prazo, documentação e dados cadastrais atualizados, uso de ferramentas necessárias (ex.: consultório on-line, prontuário eletrônico etc.)

Definidos os critérios que a Unimed irá adotar, deve ser criada uma escala de incentivos, com prazo de revisão, com o cuidado de criar uma escala que seja viável para a rede prestadora, como o exemplo abaixo:

pontuacao.jpg


Qualidade dos arquivos médicos 

Segundo a resolução do CFM 1.638, de 2002, o Prontuário Médico é um "documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência médica prestada ao indivíduo".

Algumas considerações importantes: 
  • O nome completo do paciente deve constar em todas as folhas do prontuário de maneira legível.
  • Os documentos gerados no pronto-socorro e no ambulatório deverão ser arquivados juntos com o prontuário, em caso de internação hospitalar.

Itens obrigatórios:
  1. Identificação da paciente;
  2. Anamnese;
  3. Exame físico;
  4. Hipóteses diagnósticas;
  5. Diagnósticos definitivos;
  6. Tratamentos efetuados.

Classificação e Temporalidade

​Quando falamos de Arquivos Médicos, os mesmos devem ser classificados e armazenados de forma que a sua busca seja fácil, rápida e completa. A tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. 

Arquivamento

O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação e temporalidade. Um documento arquivado de forma errada pode ficar perdido e não ser localizado quando necessário, podendo ocasionar questões de âmbito jurídico. 

Algumas orientações de arquivamento: 
  • Arquivar de modo organizado e padronizado (ex.: por número de prontuário, por nome etc.); 
  • Conferir os documentos anexados (exames etc.);
  • Evitar uso de clips e atilhos;
  • Não é permitida a impressão de prontuários em papel de rascunhos;
  • Não é permitida a utilização de lápis e corretivos nos prontuários;
  • Não é permitida a utilização abreviaturas.

Conservação

Os documentos físicos referentes aos arquivos médicos devem ser conservados em local adequado, protegidos de fatores ambientais e físicos, como umidade, calor e sol e demais intempéries. 

Prontuários Eletrônicos

A resolução do CFM Nº 1.821/2007 estabelece: 
“Art. 2º Autorizar a digitalização dos prontuários dos pacientes, desde que o modo de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça a norma específica de digitalização contida nos parágrafos abaixo e, após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários, as normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.

§ 1º Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos originais.

§ 2º Os arquivos digitais oriundos da digitalização dos documentos do prontuário dos pacientes deverão ser controlados por sistema especializado (Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED), que possua, minimamente, as seguintes características:
a) Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados;
b) Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente;
c) Obediência aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)", estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde;

Art. 3º Autorizar o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes e para a troca de informação identificada em saúde, eliminando a obrigatoriedade do registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)", estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde;

Art. 4º Não autorizar a eliminação do papel quando da utilização somente do "Nível de garantia de segurança 1 (NGS1)", por falta de amparo legal.

Art. 5º Como o "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)", exige o uso de assinatura digital, e conforme os artigos 2º e 3º desta resolução, está autorizada a utilização de certificado digital padrão ICP-Brasil, até a implantação do CRM Digital pelo CFM, quando então será dado um prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias para que os sistemas informatizados incorporem este novo certificado.

Art. 6º No caso de microfilmagem, os prontuários microfilmados poderão ser eliminados de acordo com a legislação específica que regulamenta essa área e após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.

Art. 7º Estabelecer a guarda permanente, considerando a evolução tecnológica, para os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.

Art. 8º Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.”

Esses processos têm como objetivo estabelecer o estímulo à melhoria contínua da qualidade dos arquivos médicos, incentivando a rede de prestadores a manter os dados clínicos dos beneficiários (prontuários, fichas clínicas, laudos) íntegros, rastreáveis e disponíveis. 

Na visita técnica que será realizada pela Unimed, serão avaliados os critérios citados acima, de forma a manter a qualidade e a segurança das informações dos beneficiários. 

Acesso aos prontuários pela Operadora

​A Unimed, ao realizar o credenciamento do prestador, deve inserir em contrato cláusula de que garanta acesso aos prontuários de seus beneficiários, observados os limites legais. Considerando: 

Quando for identificada a necessidade de confirmação de informações durante os processos de auditoria, a equipe da Unimed deve solicitar para o setor responsável pela guarda e manutenção dos prontuários da instituição, informações que possam contribuir com a análise. 
Na impossibilidade do envio dos registros, ou no caso de se tratar de um prestador que receba visita regular de auditoria externa, a equipe da Unimed deve solicitar a disponibilização do prontuário na própria instituição. 

É vedada a realização de qualquer tipo de anotação no prontuário. De forma alguma o prontuário poderá ser retirado da instituição, seja integral ou parcialmente.

Os auditores estão obrigados a manter a confidencialidade das informações de prontuário médico obtidas durante suas atividades, de acordo com os códigos de ética de seus respectivos conselhos. Todas as informações coletadas serão de responsabilidade da Unimed que deve manter a sua confidencialidade, não podendo de forma alguma serem repassadas a terceiros.

Na hipótese de a auditoria ser efetuada por equipe própria da Unimed deverá ser ministrado treinamento sobre o acesso a prontuário e o profissional deverá assinar um Termo de Segurança da Informação, junto ao setor de Gestão de Pessoas. Na hipótese de a auditoria ser efetuada por empresa terceirizada, deverá constar explicitamente em cláusula contratual o respeito ao sigilo das informações que venham a ter acesso em decorrência da prestação.​


Orientações para uma Política de Descredenciamento

​Os critérios de descredenciamento devem ser baseados no Manual de Intercâmbio Nacional do Sistema Unimed, ANS e recomendações da Unimed Fesp.

Recomendações da Unimed Fesp para descredenciamento de prestadores 

É recomendável que ocorra o descredenciamento de prestadores, quando ocorrer falta de qualidade ou deficiência de segurança por parte dos prestadores.  

A falta de qualidade ou deficiência por parte dos prestadores pode ser evidenciada em vários critérios, somados ou exclusivos, definidos pela operadora, alguns citados abaixo: 
  • Não atingimento de nota mínima estabelecida nas visitas técnicas;
  • Metas de indicadores PM-Qualiss apresentando piora em tempo pré-determinado;
  • Protocolos clínicos e assistenciais não estabelecidos e/ou não gerenciados;
  • Falta de atualização de documentos que apresentam validade;
  • Eventos adversos frequentes sem apresentação de planos de ação; 
  • Outros estabelecidos pela operadora.

Referências Bibliográficas

Atendimento de qualidade: 11 dicas para atender bem.
https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/15-dicas-para-atender-bem,e565438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD.
Parto Adequado. http://www.ans.gov.br/gestao-em-saude/parto-adequado .
Resolução do CFM nº 1.614 de 8 de fevereiro de 2001 – Regulamenta a atividade do médico auditor.
Resolução do COFEN-266 (ANEXO) 5 de outubro de 2001 – Regulamenta a atividade do enfermeiro auditor.
Resolução do COFEN-311 de 8 de fevereiro de 2007 – Código de Ética de Enfermagem.
Resolução do CFM 1931 de 24 de setembro de 2009 – Código de Ética Médica.
Resolução do CFM nº 1.638/2002.
Resolução do CFM nº 1.821/2007.
Resolução Normativa - RN Nº 277, DE 4 de novembro DE 2011. 
Resolução Normativa - RN Nº 363, de 11 de dezembro de 2014.

​Publicado em 1 de março de 2020


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